如果您從事線上業務，則必須制定電子郵件保留政策 (ERP)，並且您的電子郵件存檔必須遵循該政策（電子郵件存檔意味著您的電子郵件的儲存）。如果您在業務過程中發送或接收電子郵件（如果您正在閱讀本文，您可能會這樣做），那麼必須制定書面電子郵件保留政策，其中包括您的電子郵件存檔政策。至少同樣重要的是，你需要虔誠地遵循它。
為什麼您需要電子郵件保留政策
您需要製定電子郵件保留政策的主要原因之一是，如果您曾經接受過證據披露要求（即出示文件或其他證據的法律要求），並且您曾經參與過訴訟，甚至是訴訟中的證人，您將收到這樣的要求，該要求將包括要求您提供「與此事相關的任何及所有電子郵件」或「發送或來自某某的任何及所有電子郵件」 」並且您必須能夠提供所要求的電子郵件，或能夠指出一份完善的書面電子郵件保留政策來解釋您不再擁有該電子郵件的原因。
因此，企業制定書面電子郵件保留政策並嚴格遵守該政策 至關重要
（當然，遵循其他電子郵件法律和電子郵件最佳實踐也非常重要。）
您的電子郵件保留政策應該是什麼
好消息是：一般來說，電子郵件保留策略應該是什麼比一致執行更重要。因此，例如，您辦公室的電子郵件保留政策可能是所有電子郵件 加拿大華僑華人數據 將存檔三年，然後刪除，或者可能是所有電子郵件從上次回覆之日起一年後刪除。您的電子郵件保留政策是什麼（當然要遵守州和聯邦法律）幾乎並不重要，只要它一致地執行並應用於所有電子郵件。當然，如果您的電子郵件涉及受其他保留規則和法規（例如 IRS 的文檔保留規則）管轄的事項，您也需要考慮到這一點。
對於所有其他文件也是如此：您需要明確說明
遵循的文件保留政策（例如，所有文件均保存七年，然後銷毀），但電子郵件是迄今為止問題最多的，因為人們傾向於更隨意地對 增加網站流量的 10 種行之有效的方法 待電子郵件，並隨意刪除它。然後，當您陷入訴訟時，您通常會被要求提供特定時間段內的所有電子郵件記錄。現在，如果您的電子郵件保留政策規定該期間的所有電子郵件均已根據您的電子郵件保留政策（該政策一直適用）被刪除，那麼法院不會因為您無法提供該政策而責怪您電子郵件（儘管請記住，這些電子郵件對話的其他方可能仍然能夠產生它）。
正如NetSec（代表「網路安全」）所解釋的那樣，「如果發生法律糾紛、合規審計或就業法庭，則需要產生電子郵件。在監管機構要求時未能提供電子 喬丹20號 郵件可能會導致多項經濟處罰，而在法院要求時不提供電子郵件數據的後果可能是毀滅性的。
如果您沒有電子郵件保留政策會發生什麼
如果您沒有明確規定的電子郵件保留策略，並且透過發現查找的電子郵件恰好已被刪除且不可用，那麼您可能會面臨嚴重的麻煩。相反，您不希望發現自己處於所請求的電子郵件確實存在的情況，但您確實希望它不存在，並且您現在無法刪除它而不面臨藐視法庭指控，或者更糟糕的是，未能生產它。