如果您在早上從瀏覽混亂的潛在客戶名單開始，您可能會在搜尋必要資訊而不是回覆潛在客戶時失去寶貴的機會。
好消息是您並不孤單：大約 41% 的公司在線索仍然感興趣的情況下難以跟進。同一研究中另外 29% 的受訪者指出，過濾和引導潛在客戶是影響銷售轉換的最大挑戰。
一度，我們在貝爾金斯的聯絡人名單也一團糟。然而，我們透過開發自己的系統化方法找到了出路，這使得我們可以輕鬆確定我們的努力優先順序並專注於最有前途的機會。
因此，今天我們將分享如何組織銷售線索，以幫助您快速找到所需的資訊並及時跟進。
您的線索是否不斷流失？嘗試我們的潛在客戶管理服務來贏得每一個機會。
目錄
儲存潛在客戶清單的方法
如何對銷售線索進行分類
儲存潛在客戶清單最常見的方法
在組織銷售線索方面，有兩種方法可供選擇：電子表格（例如 Google Sheets 或 Microsoft Excel）和銷售管理軟體（CRM 系統）。最終，最佳選擇取決於您的業務規模和特定需求。讓我們簡要地了解每種方法的優缺點。
Google 試算表或 Microsoft Excel
組織潛在客戶的一種流行方法是將它們排列在電子表格中 – 特別是當您沒有 CRM 系統時。 Google Sheets 和 Microsoft Excel 都有大量內建選項，例如函數、篩選器、下拉式選單等，可讓您改善潛在客戶管理。
「我最喜歡電子表格的一點是，您可以自動執行手動操作，例如檢查文件是否有重複項。在公式的幫助下，您可以在兩分鐘內完成過去需要一小時左右的事情。不幸的是，當您保存大量數據時，如果一個文件中包含大量數據，隨著時間的推移，它會開始滯後，從而導致您創建新文件。可能根本無法載入。
Vadym Monchuk，貝爾金斯研究團隊負責人。
以下是我們的首席研究人員和銷售人員如何將B2B 潛在客戶名單中的潛在客戶系統化的範例 ：
潛在客戶追蹤電子表格模板
在電子表格中組織銷售線索的優點和缺點
讓我們回顧一下使用電子表格方法儲存潛在客戶清單的優點和缺點。
優點
缺點
借助公式自動執行日常操作，節省時間。
與 CRM 系統相比，功能有限，這使得電子表格只能作為臨時解決方案。
透過使用「資料清理」、「複選框」、「下拉式選單」等特性和功能，保持潛在客戶清單整潔。
在 Google Sheets 中使用龐大的資料庫幾乎是不可能的，因為它需要更長的處理和載入時間。 Excel 只能離線處理大量資訊。
按
在電子表格中整理潛在客戶清單的提示
建立新文件後，請執行以下步驟：
確定基本數據點。這些資訊可能包括公司規模、地點、領導者姓名、職位以及與您的 ICP 標準相關的其他資訊。您可以建立自己的模板，也可以使用預先設計的模板，然後新增自訂參數。
始終仔細檢查是否有重複項。新增一列來檢查重複條目或與「請勿聯絡」清單的符合項目。使用VLOOKUP 函數自動執行搜尋。
使用附加公式。根據您的要求，您可能需要使用其他函數來操作或分析潛在客戶資料。例如，我們的首席研究人員使用以下公式：CONCATENATE、COUNT、COUNTIF、AVERAGE、AVERAGEIF等來計算指標、篩選和排序資料、執行條件格式並產生報表。
充分利用附加組件和擴展的力量。它們在格式化（如ChangeCase）和自動化（如Email Verification ）方面都有好處。
新增狀態追蹤下拉式選單。若要了解潛在客戶的動態，請為每個潛在客戶指派自訂狀態。透過這種方式，您可以篩選那些您需要資格、跟進或發送協議的人。
建立格式指南。這將幫助您保持所有潛在客戶清單的外觀和風格一致，並在搜尋特定資訊時節省大量時間。
使用內建資料清理。在向潛在客戶發送電子郵件之前，「修剪空格」等選項可能非常有用，因為它會從所選儲存格或範圍中刪除多餘的空格。
貝爾金斯提示：如果您使用 Excel 工作，請記得定期儲存電子表格。對於 Google 表格，請做好備份以防止資料遺失，並時常檢查權限以防止未經授權的存取和下載。
客戶關係管理系統
儘管電子表格最初可能是個不錯的選擇，但使用 CRM 系統進行擴充要容易得多。在 Belkins 的案例中，我們轉向了 HubSpot，它簡化了我們的銷售流程，並幫助我們弄清楚如何組織銷售活動，包括潛在客戶管理。
「我們有一個非常系統化的後續流程，使我們的管道井井有條。我們最大的標準是確保我們管道中的每筆活躍交易都有一個未來後續跟進的任務。因此，根據銷售主管的信息， ( SE) 在銷售發現中了解到潛在客戶的時間表，我們可以確保我們及時跟進，並且不會遺漏任何交易，這使我們能夠與潛在客戶保持聯繫並透過我們的銷售保持交易進展。
Brian Hicks，貝爾金斯銷售副總裁
我們的管道如下所示：
管道板視圖中的中心點鉛組織 1
相關文章：即使是合格的潛在客戶也可能會因多種原因而流失。為了最大限度地減少這種負面影響，請了解如何建立可實現轉換的 B2B 銷售管道。
使用 HubSpot 進行潛在客戶管理的優點和缺點
與電子表格相比，CRM 系統更易於使用和擴充。讓我們來看看您可能會受益於組織業務線索的HubSpot 功能。
學習曲線可能比 Google Sheets 更長，因為 HubSpot 有多種功能需要熟悉。
透過任務和提醒，及時與潛在客戶互動。
免費版本僅具有有限數量的可用過濾器。
按類別和值輕鬆排序，例如階段、優先順序、日期、活動、表單提交、行為事件、頁面視圖和其他標準。
現在，讓我們繼續學習銷售主管提供的一些有關如何在 HubSpot 中組織潛在客戶的實用技巧。
如何在 HubSpot CRM 中系統化銷售線索的提示
為了幫助您完全控制 HubSpot 中的管道，以下是我們銷售人員提供的一些生活小技巧：
透過一組預先定義的標準將您的銷售線索系統化。為了消除潛在客戶管理中的猜測，請使用相同的參數來識別它們。了解這些標準，您將能夠更快地找到必要的資訊。
充分利用活動清單的力量。當潛在客戶滿足指定標準或獲得一定的HubSpot 分數時，這些潛在客戶名單會自動更新。
建立自訂過濾器。保存它們以加快將來的搜尋查詢速度。
啟動自動化工作流程。這是我們銷售團隊最受歡迎的功能之一，因為它有助於在沒有他們直接參與的情況下執行某些任務。例如，您可以設定觸發器來根據預定的事件、行為、日期等啟動後續序列。
按優先順序和交易階段對潛在客戶進行排序。這種方法可以幫助您了解每個階段機會的品質並相應地分配您的努力。
Brian Hicks 強調，按優先順序對潛在客戶進行分類不僅可以提高銷售團隊的注意力，還可以使他們與 BDR 團隊保持一致：
「我們使用『優先』類別以及具體的交易階段來告訴我們交易的品質。如果對話進行得非常順利，則潛在客戶非常合適，他們有明確的時間表，你正在與決策者交談，並且他們的預算一致，那麼您可以將此交易標記為高優先級，因此，當您查看管道時，您可以一目了然地看到優先級，從而了解每個機會的級別。
這還可以幫助您的 BDR 了解他們與銷售團隊預訂的每次約會的潛力。您可以追蹤所有交易，以查看優先交易和已完成的贏得交易之間的相關性，以確保一致性。
貝爾金斯提示：在每次聯繫後更新記錄，並始終為下一步設定任務和提醒。
如何對銷售線索進行分類
沒有一刀切的方法或組織銷售線索的最佳方式，因為這取決於每個公司的流程。您可以使用多個參數對聯絡人進行系統化和分類，並追蹤與他們的所有互動。以下是一些一般標準，您可以根據您的特定業務需求進行自訂。
買家準備狀況
若要識別轉換機率較高且可能需要更多關注的潛在客戶，請查看每個潛在客戶並根據您的資格參數為其分配分數。有多種潛在客戶評分方法可以激發您的靈感，但我們建議您從最低限度開始：
人口統計數據
企業統計數據
對您的訊息、內容等的參與程度。
貝爾金斯提示：您也可以透過決策權威來為您的線索評分。
預計交易規模
預測未來銷售額的一種方法是透過加權管道收入。簡而言之，它是所有潛在客戶生命週期階段的預測收入總和，基於將其移入漏斗的機會。
要計算每筆交易的預測收入，請使用以下公式：
預測收入 = 交易規模 x 前 3 個月的轉換率
活動日誌
最後，您可以按互動歷史記錄（例如首次聯絡日期、當前狀態、下一次跟進等）對潛在客戶進行排序和組織。
貝爾金斯提示：確保您儲存的聯絡資訊符合相關的資料保護法規和政策。
總結一下
選擇如何組織銷售線索取決於預算、便利性和品味。總而言之，以下是一些要點供您考慮：
電子表格是免費的，是最容易上手但難以擴展的。 CRM 系統提供免費的銷售線索管理計劃，但功能有限。
沒有靈丹妙藥：您需要弄清楚您需要哪些潛在客戶管理參數。
建立標準範本以用於所有未來的潛在客戶清單。
每次互動後務必更新記錄，以免錯過任何機會。